Kostenannahmen im Businessplan nachvollziehbar notieren

Schreib neben eine geplante Ausgabe, woher die Zahl stammt. Ein Angebot, eine öffentlich sichtbare Preisliste und eine eigene Schätzung haben unterschiedliche Aussagekraft. Wenn die Quelle in deiner Arbeitsdatei steht, kannst du bei einer Rückfrage prüfen, was der Betrag umfasst und was noch offen ist.

Beginne mit der vorgesehenen Leistung

Beschreibe zunächst knapp, welche Arbeit du anbieten möchtest. Welche Schritte fallen dabei an und welche Hilfsmittel brauchst du dafür? Die IHK Region Stuttgart erläutert diesen Zusammenhang zwischen dem geplanten Angebot, den Abläufen und dem daraus entstehenden Aufwand. Für deine erste Notiz kannst du entsprechend vom konkreten Arbeitsschritt zu den benötigten Mitteln gehen. IHK Region Stuttgart zur Angebots- und Kostenplanung

Wenn du beispielsweise Termine für Kundengespräche organisieren möchtest, lässt sich zunächst festhalten, wie du Buchungen erfassen und bestätigen willst. Erst danach suchst du passende Informationen zu einem möglichen Werkzeug. Welches Angebot später wirtschaftlich passt, muss anhand der vollständigen Planung geprüft werden.

Halte den Umfang der Zahl fest

Für jeden Posten kannst du eine Zeile mit diesen Feldern anlegen.

• Wofür wird die Leistung oder der Gegenstand gebraucht?
• Betrag, Währung und angegebener Abrechnungszeitraum.
• Quelle, Datum und gespeicherter Nachweis.
• Was ist enthalten und welche Zusatzkosten sind noch zu klären?
• Bestätigtes Angebot, vorläufige Schätzung oder offene Anfrage.

In einem fiktiven Beispiel übernimmt eine Person den Einstiegspreis einer Terminsoftware in ihre laufende Kostenliste. Beim Prüfen sieht sie, dass die Angabe nur für eine Testphase gilt. Sie markiert den Posten als ungeklärt und fragt nach dem Preis für den geplanten Nutzungsumfang nach der Testphase. Bis die Antwort vorliegt, bleibt die bisherige Annahme als solche erkennbar.

Mach aus offenen Zahlen konkrete Fragen

„Noch prüfen“ hilft bei der nächsten Besprechung wenig. Schreibe lieber, welche Angabe fehlt und bei wem du sie anfragen möchtest. Das kann der Abrechnungszeitraum sein, eine einmalige Einrichtung oder die Zahl der im Angebot enthaltenen Zugänge.

Bewahre frühere Fassungen mit Datum auf, wenn sich eine Annahme ändert. So siehst du, ob sich der Betrag verändert hat oder ob du inzwischen mit einem anderen Leistungsumfang planst. Nimm die Quellenliste und die offenen Fragen in eine Gründungsberatung mit, damit ihr die einzelnen Annahmen anhand derselben Unterlagen besprechen könnt.